19 Nov Digitale Kommunikation: 4 Praxistipps für die Arbeitswelt

Publiziert von WEKA Schweiz

Mit dem Einzug der Digitalisierung haben sich zahlreiche neue Kommunikationswege eröffnet. In jedem Moment können x-beliebig viele Nachrichten über die ganze Welt und in Windeseile versendet werden. Das bietet enorme Chancen für Unternehmen. Und gleichzeitig birgt unser neues Kommunikationsverhalten einige Risiken. Die 4 wichtigsten Praxistipps erfahren Sie in diesem Beitrag.

UNSER KOMMUNIKATIONSVERHALTEN HAT SICH STARK VERÄNDERT

Mit dem Durchbruch von Smartphones, Tablets und unzähliger App-Innovationen ist die zwischenmenschliche Kommunikation auf einem digitalen Höchststand angekommen. Die Telefone im Büro werden immer seltener genutzt. Dafür haben E-Mails, Chats, WhatsApp und Co Hochkonjunktur.

Dadurch wird die Kommunikation einfacher, schneller und transparenter. Wir können fast überall arbeiten. Sind rund um die Uhr erreichbar. Und wir können mit vielen Menschen gleichzeitig in Kontakt sein.

Doch diese Vorteile sind mit Risiken verbunden, wenn wir nicht bewusst und gezielt die digitale Kommunikation verwenden. Häufige Ablenkungen, dauerhafter Stress, Missverständnisse und Überforderung sind die Kehrseiten der Schnelllebigkeit und ständigen Erreichbarkeit.

Die Frage ist somit viel weniger «ob» wir die digitale Kommunikation nutzen, sondern viel mehr «wie» und «wieviel». Genau darum geht es in den 4 folgenden Praxistipps.

4 PRAXISTIPPS FÜR DIE ERFOLGREICHE DIGITALE KOMMUNIKATION

#1 Pflegen Sie persönliche Kontakte

Jede Kommunikation hat eine Sach- und Beziehungsebene. Nach Paul Watzlawick macht der reine Austausch von Sachinformationen nur rund 1/7 der Entscheidungen und Reaktionen des Empfängers aus. Der wesentliche Teil der Kommunikation findet auf der Beziehungsebene statt. Entscheidungen und Reaktionen hängen somit überwiegend von Stimmung, Gefühlen und Gedanken ab. Deshalb achten wir im persönlichen Kontakt stark auf nonverbale Kommunikation – auf die Stimme, Mimik und Gestik. Davon hängt die Qualität unserer Beziehungen ab – privat und geschäftlich.

Auf der Beziehungsebene kommt die digitale Kommunikation schnell an ihre Grenzen. Denn kein geschriebenes Wort und keine Emoji ersetzen Gefühle. Zum Beispiel bringt es kaum etwas, Trost per WhatsApp zu geben. Deshalb prüfen Sie in jedem Moment das richtige Kommunikationsmittel und scheuen Sie nicht davor zurück zum Telefon zu greifen, wenn der persönliche Kontakt gerade nicht möglich ist. Denn unsere Stimme vermittelt alles, was die Identität eines Menschen ausmacht. Oder anders gesagt: «Die Stimme verrät unsere Stimmung». Pflegen Sie deshalb persönliche Kontakte. So werden Sie die Qualität Ihrer Beziehungen steigern.

#2 Kommunizieren Sie klare Ziele

Das A&O jeder erfolgreichen Kommunikation ist es, Klarheit über das Ziel in der Kommunikation zu haben. Es ist wichtig, sich dieses Ziel gedanklich zu klären und dieses dem Gegenüber klar mitzuteilen. Dies gilt im persönlichen Kontakt als auch für die digitale Kommunikation. Schreiben Sie deshalb in einfachen und verständlichen Worten zu Beginn jeder Textnachricht ihr Ziel.

Damit das Ziel klar ist, nutzen Sie am besten das SMART-Modell zur Zielbeschreibung. Beantworten Sie sich dafür die folgenden Fragen: «Was ist mein spezifisches Ziel?», «Wie lässt sich mein Ziel messen?», «Wie attraktiv ist mein Ziel?», «Ist mein Ziel erreichbar?», «Hat mein Ziel einen Start- oder Endtermin?». Achten Sie zudem darauf, dass Sie nur positive Ziele formulieren.

Selbst wenn das Ziel klar mitgeteilt wird, kann es sein, dass der Empfänger den Weg zum Ziel nicht kennt, ihm die Ressourcen zur Erreichung des Ziels fehlen oder anderweitige Hindernisse bei der Zielerreichung im Weg stehen. Solche Dinge sollten im persönlichen Austausch geklärt werden. So können Missverständnisse reduziert und die persönliche Unterstützung bedeutend besser vermittelt werden. Zudem fördern Sie im persönlichen Gespräch die Motivation des Auftragsempfängers.

#3: Haben Sie ein offenes Ohr

Erfolgreiche Kommunikation basiert auf Respekt und Vertrauen. Um diese Qualität in einer Beziehung aufzubauen, gehören eine positive Grundeinstellung, Wertschätzung, Interesse und Einfühlungsvermögen zu jedem zwischenmenschlichen Kontakt dazu. Dies können wir am besten erreichen, indem wir unserem Gegenüber aufmerksam zuhören und Interesse zeigen, indem wir nachfragen und unser Mitgefühl zeigen. In der Alltagshektik wird diesen Aspekten oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt.

In der digitalen Kommunikation kommen zusätzliche Herausforderungen dazu. Denn Emotionen, Wertschätzung und Interesse schriftlich auszudrücken, ist oft nicht ausreichend. Nehmen Sie sich deshalb bewusst Zeit für die Momente des aktiven Zuhörens. Dies gilt in Zweiergesprächen als auch in Gruppensitzungen. Widmen Sie Ihre volle Konzentration dem Menschen, der gerade spricht. Legen Sie deshalb Laptop und Mobile zur Seite. Und «leeren» Sie fortlaufend Ihren Kopf. So kommen Sie nicht in Versuchung, bei jedem Stichwort in Ihren eigenen Gedanken zu verweilen oder sogar das Sprechen zu unterbrechen. Ihr Gegenüber wird es Ihnen mit Vertrauen und Respekt wertschätzen.

#4: Nehmen Sie sich Auszeiten

Es ist ein Mythos, dass unser Gehirn Multitasking-Fähigkeiten besitzt und wir gleichzeitig zwei komplexe Aufgaben miteinander tun können. Vielmehr wechseln wir sehr schnell zwischen einzelnen Aufgaben hin und her. Doch dies kann zu starker Ermüdung, Stress und Überforderung führen. Legen Sie klare Zeiten und Situationen fest, in welchen Sie Ihre digitalen Kommunikationsgeräte ausschalten und sich voll und ganz sich selbst oder den Menschen in ihrem Umfeld zuwenden.

Auf dem Weg dieses Ziel zu erreichen, kann es zu Hindernissen kommen. Deshalb ist es wichtig, sich diese Hindernisse bewusst zu machen und Lösungsmöglichkeiten für jedes Hindernis auszudenken. Formulieren Sie diese nach dem folgenden Schema: «Wenn Situation X eintritt (das Hindernis), dann werde ich die Handlung Y (die Lösung hierfür) ausführen.» Ein Beispiel könnte lauten: «Wenn ich im Stress bin und in Versuchung gerate auf mein Mobile während eines Mitarbeitergespräches zu schauen, dann werde ich mein Mobile auf Flugmodus stellen und in die Schublade legen.»

Digitale Kommunikation ist eine wertvolle Ergänzung für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Dabei funktioniert Sie am besten, wenn Sie auf Beziehungen guter Qualität basiert. Ein Aspekt, der nur durch einen wertschätzenden persönlichen Kontakt aufgebaut werden kann. Wer dies berücksichtigt und in seinem Unternehmen vorbildlich kultiviert, wird die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation erfolgreich nutzen.